Słownik dla JRWA znajduje się w: Słowniki - EDOX - Jednolity rzeczowy wykaz akt.
Słownik jednolitego rzeczowego wykazu akt pozwala na zdefiniowanie własnej struktury w firmie.
Dodawanie elementu odbywa się poprzez przycisk ‘Dodaj’ w prawym górnym rogu okna ze strukturą JRWA. Następnie należy uzupełnić dane i zapisać. W przypadku braku danych podstawowych wyświetlony zostanie komunikat informujący o brakujących polach.
Importowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt pozwala na wgranie przygotowanego wcześniej pliku Excel (.xls). Wcześniej jednak należy upewnić się że kategorie archiwalne są uzupełnione, w innym przypadku ich import nie będzie możliwy.
Przycisk ‘Importuj’ (1) znajduję się w prawym dolnym rogu okna ze strukturą JRWA.
Aby pobrać przykład pliku do importu należy kliknąć na ‘Pobierz przykładowy plik do importu.‘ (2).
Wgranie pliku odbywa się w polu ‘Plik’ (3). Następnie przyciskiem ‘Zatwierdź’ potwierdzamy wybór.
Teraz ustaw znaczenie poszczególnych kolumn pliku XLS wybierając opcję (1) po lewej stronie i klikając odpowiednią kolumnę (2) w podglądzie pliku.
W ten sam sposób możesz również wykluczyć poszczególne wiersze z importu danych.
Aby zatwierdzić, należy kliknąć w przycisk ‘Importuj RWA’ (3).
Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie należy wrócić do podglądu. W przypadku problemów wyświetlona zostanie lista informacji, które należy poprawić aby przystąpić do ponownej próby.
Edycja elementu (1) - pozwala na edycję kategorii archiwalnych, hasła, symbolu i uwag.
Edycja podpowiedzi tematów (2) - umożliwia dodawanie podpowiedzi tematów
Dodaj element (3) - z tego miejsca możemy dodać element podrzędny
Usuń element (4) - usuwa wybrany element
Po kliknięciu na lupę (1) wyświetla się okno które umożliwia edycję zawartości.
Po kliknięciu na dokument (2) wyświetla się okno z listą podpowiedzi należących do wybranego elementy. Niektóre z nich mogą być dziedziczone z poprzednich elementów, aby je edytować należy znaleźć element podanym w kolumnie RWA, ponieważ edycja podpowiedzi dziedziczonych nie jest możliwa.
Aby dodać nową należy kliknąć w przycisk ‘Dodaj podpowiedź’, a następnie uzupełnić informacje, na których podstawie zostaną odczytane dane w przypadku wybrania takiej podpowiedzi. Pole ‘Dziedzicz’ pozwala na dziedziczenie owej podpowiedzi wewnątrz elementów podrzędnych.
Kliknięcie plusika (3) otwiera okno uzupełnione o element nadrzędny i jego prefix.
Czerwony X (4) oznacza element i elementy podrzędne jako nieaktywne. Aby przywrócić należy nacisnąć plusik (przywracając wybrany składnik podrzędny zostaną przywrócone też składniki nadrzędne).
Filtrowanie wyodrębnia szukany fragment JRWA.