W przypadku środków trwałych, które są już częściowo zamortyzowane i chcemy rozliczać je w systemie od konkretnej daty istnieje możliwość zaimportowania ich z bilansu otwarcia.
System w oparciu o przygotowany plik wprowadzi środki trwałe do systemu uwzględniając już zamortyzowaną kwotę i przeliczając amortyzację od daty bilansu. Plik importu bilansu otwarcia środków trwałych powinien zostać utworzony w formacie XLS.
W arkuszu powinna znaleźć się tabela z następującymi kolumnami:
- Nazwa środka trwałego – dowolna nazwa środka trwałego mająca nie więcej niż 45 znaków.
- Numer dokumentu – należy wprowadzić numer dokumentu zakupu środka trwałego.
- Data zakupu – data nabycia środka trwałego. Datą zakupu może być data zakupu zgodna z fakturą, data wyprodukowania środka trwałego lub data otrzymania środka trwałego w formie darowizny.
- Rodzaj środka trwałego – w tej kolumnie należy wprowadzić wartość od 1-3 (1 – środek trwały, 2 – WNiP, 3 – środek trwały niskowartościowy).
- Wartość netto – wartość środka trwałego bez podatku VAT. Wartość powinna być zgodna kwotą zakupu środka trwałego, bądź wartością jego wytworzenia.
- Wartość podatku VAT – wartość podatku VAT, zapłaconego w celu uzyskania środka trwałego.
- Wartość Brutto – wartość netto środka trwałego powiększona o podatek VAT.
- Wartość początkowa środka trwałego – wartość środka trwałego od której będzie naliczana amortyzacja.
- Nr inwentarzowy – unikatowy numer środka trwałego. Numer będzie używany do utworzenia dokumentów związanych z danym środkiem trwałym oraz ułatwi wyszukiwanie środka trwałego w systemie. Numer może zawierać maksymalnie 10 znaków.
- Data wprowadzenia do użytkowania – należy podać datę od kiedy dany środek trwały został wprowadzony do użytkowania.
- Osoba odpowiedzialna – w tej kolumnie należy wprowadzić pesel osoby odpowiedzialnej. Osoba musi być dodana do tabeli kartoteki osób, bądź być w karoce pracowników modułu kadr i płac. Kolumna opcjonalna gdy wprowadzona jest nazwa magazynu.
- Okres użytkowania od – pole wymagane gdy została wprowadzona osoba odpowiedzialna. Określa datę od kiedy dana osoba użytkuję dany środek trwały.
- Okres użytkowania do – kolumna określa do kiedy dana osoba będzie używać środek trwały. Kolumna poglądowa, dla użytkowników systemu.
- Magazyn – należy wprowadzić nazwę magazynu dodanego do tabeli Magazyny. Kolumna nie jest wymagana, gdy została dodana osoba odpowiedzialna.
- Lokalizacja – kod lokalizacji, wprowadzonej do tabeli lokalizacje
- Symbol KŚT – kod KŚT. Kod musi być zgodny z Klasyfikacją Środków trwałych dodanych do systemu. Domyślna klasyfikacja środków trwałych dostępna jest na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego. • Stawka amortyzacji bilansowej – wartość podana w procentach np. 10.
- Metoda amortyzacji bilansowej – nazwa metody amortyzacyjnej (1 – liniowa, 2 – degresywna).
- Częstotliwość amortyzacji bilansowej – informacja co ile ma być obliczany odpis amortyzacyjny (miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna).
- Współczynnik modyfikujący amortyzacji bilansowej – współczynnik modyfikujący pozwala przyspieszać amortyzację niektórych środków trwałych wykorzystywanych w warunkach wskazujących na ich szybsze zużycie. Najczęściej współczynnik modyfikujący jest równy 1.
- Stawka amortyzacji podatkowej – wartość podana w procentach np. 10.
- Metoda amortyzacji podatkowej – nazwa metody amortyzacyjnej (1 – liniowa, 2 – degresywna).
- Częstotliwość amortyzacji podatkowej – informacja co ile ma być obliczany odpis amortyzacyjny (miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna).
- Współczynnik modyfikujący amortyzacji podatkowej – współczynnik modyfikujący pozwala przyspieszać amortyzację niektórych środków trwałych wykorzystywanych w warunkach wskazujących na ich szybsze zużycie. Najczęściej współczynnik modyfikujący jest równy 1.
- Konto środki trwałe – należy podać pełny symbol konta analitycznego (010-xx-xxxx).
- Konto umorzenia środków trwałych – należy podać pełny symbol konta analitycznego (070- xx-xxxx).
- Konto amortyzacji – należy podać pełny symbol konta analitycznego (400-xx-xxxx).
- Data bilansu – data od kiedy system będzie obliczał stawki amortyzacyjne środków trwałych.
- Zamortyzowana część bilansowa – wartość środka trwałego, która została już umorzona przez odpisy amortyzacji bilansowej.
- Zamortyzowana część podatkowa – wartość środka trwałego, która została już umorzona przez odpisy amortyzacji podatkowej.
*wymagane kolumny zostały pogrubione.
Przykładowy plik importu środków trwałych dostępny jest do pobrania w zakładce Administracja → Słowniki → Środki trwałe → Import BO.