Przed przystąpieniem do pracy z modułem należy prawidłowo skonfigurować dostępne opcje. Jeżeli tego nie zrobimy, w momencie wejścia na główną stronę delegacji pojawi się komunikat, wraz z linkiem do zakładki konfiguracji.

Ilustracja 1: komunikat o braku prawidłowej konfiguracji

Po kliknięciu w link lub samodzielnym przejściu do odpowiedniej zakładki (Administracja Konfiguracja systemu → → Konfiguracja modułów) i odnalezieniu delegacji na liście możemy skonfigurować trzy pozycje: Źródło listy pracowników, Konto kasa oraz Konto pozostałe koszty rodzajowe. Tylko pierwsze jest niezbędne do rozpoczęcia pracy z modułem, dwa pozostałe pozwalają na rozliczenie delegacji w systemie jERP.

Ilustracja 2: konfiguracja modułu

Zmiana źródła listy pracowników możliwa jest tylko, gdy lista delegacji jest całkowicie pusta. W pozostałych przypadkach, opcja ta jest zablokowana.

Kroki te są niezbędne do rozpoczęcia pracy z modułem, jednak aby zapewnić poprawne działanie systemu należy również uzupełnić odpowiednie słowniki: Państwa i obowiązujące stawki, Słownik transportu oraz stworzyć przynajmniej jedną grupę numeracji przypisaną dla delegacji. W przeciwnym wypadku w momencie otwierania formularza dodawania delegacji krajowej/zagranicznej zostaniemy poinformowani o brakujących elementach.

Ilustracja 3: informacja o nieuzupełnionych słownikach

Słownik państw i obowiązujących stawek znajduje się w zakładce Administracja Słowniki → → Delegacje → Słownik państw i obowiązujących stawek.

Ilustracja 4: strona główna słownika państw i stawek

Po użyciu przycisku Dodaj zostanie otwarty formularz dodawania państwa. Pole państwo domyślne pozwala na wybranie dowolnego kraju, które będzie uznawane za kraj delegacji dla delegacji krajowych. Tylko jeden kraj może być uznawany jako domyślny, jeżeli dodamy kolejny z zaznaczoną tą opcją, poprzedni straci swój status. Reszta państw będzie dostępna do wyboru dla delegacji zagranicznych.

Ilustracja 5: formularz dodawania kraju

Kolejnym krokiem powinno być przypisanie stawek dla diet i ryczałtów. Aby to wykonać należy przy wybranym kraju nacisnąć przycisk Parametry. Następnie dla wybranego parametru po wciśnięciu przycisku Stawki przejdziemy do właściwej tabeli, przechowującej o nich dane.

Ilustracja 6: lista parametrów

W formularzu dodawania stawki jedynym polem nie wymagającym uzupełnienia jest data do. Jeżeli nie zostanie ona wprowadzona, zostanie ona automatycznie uzupełniona przy dodawaniu kolejnego okresu. Parametry dieta oraz kilometrowy posiadają dodatkowe pole nazwa grupy. Jest ono identyfikatorem szeregu stawek dla danego okresu oraz powinno posiadać unikalną nazwę.

Ilustracja 7: formularz dodawania diet

Dobrą praktyką jest ustawienie takich samych okresów obowiązywania stawek dla wszystkich czterech parametrów.

Słownik transportu możemy odnaleźć w zakładce Administracja → Słowniki → Flota → Słownik transportu.

Ilustracja 8: strona główna słownika transportu

Dane wprowadzane do tego słownika będziemy w mogli wybrać z listy jako typ transportu podczas dodawania delegacji. Aby dodać nową pozycję do słownika transportu należy użyć przyciska Dodaj znajdującego się w prawym dolnym rogu poniżej tabeli, a następnie uzupełnić formularz.

Ilustracja 9: formularz dodawania typu transportu