Dodawanie delegacji

Strona główna modułu delegacji znajduje się w zakładce Delegacje → Lista delegacji. W górnej części znajdują się filtry za pomocą których możemy wyświetlić tylko interesujące nas pozycje. Pod tabelą z listą delegacji w prawym dolnym roku znajdują się dwa przyciski: Dodaj delegację krajową oraz Dodaj delegację zagraniczną. Wciśnięcie któregoś z nich otworzy formularz dodawania delegacji.

Ilustracja 10: strona główna delegacji

W formularzu dodawania delegacji wszystkie pola oznaczone gwiazdką są wymagane. Jeżeli mimo tego, któreś z nich pozostawimy nieuzupełnione system sam nas o tym poinformuje. Dla delegacji krajowej zablokowany jest wybór kraju delegacji, gdyż automatycznie jest on ustawiany jako państwo domyślne ze słownika państw i stawek.

Ilustracja 11: formularz dodawania delegacji

Wygląd formularza może się różnić w zależności od wybranego przez nas preferowanego źródła listy pracowników. Po upewnieniu się, że wprowadzone przez nas dane są prawidłowe należy wcisnąć przycisk Dodaj oraz potwierdzić chęć wprowadzenia nowej delegacji.

Nowo dodana delegacja znajduje się w stanie Wprowadzony. Stan ten cały czas pozwala na edytowanie danych zawartych w delegacji, po wciśnięciu przycisku Wyświetl na liście delegacji. Ostatnim stanem, który pozwala nam na zmianę danych jest Do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu delegacji mamy możliwość wyboru czy zostanie wypłacona zaliczka, czy delegacja będzie realizowana bez zaliczki.

Ilustracja 12: przyciski sposobu realizacji

Jeśli została wybrana opcja Wypłata zaliczki zostaniemy przeniesieni do formularza edycji delegacji z dodatkową zakładką Zaliczka. W formularzu mamy możliwość wprowadzenia wysokości zaliczki oraz jej waluty. Przycisk Zapisz pozwoli zapisać wartość wprowadzonej zaliczki, jednak nie nastąpi zmiana stanu delegacji, dzięki czemu wciąż będzie istniała możliwość zmiany wprowadzonej wartości.

Ilustracja 13: wprowadzenie zaliczki

W stanie Wprowadzanie kosztów pojawiają się dwie wcześniej niedostępne zakładki: Rachunki oraz Diety i ryczałty. W zakładce rachunki mamy możliwość wprowadzenia rachunków oraz faktur.

Ilustracja 14: zakładka rachunki

Przycisk Wybierz faktury umożliwia nam przypisanie do delegacji faktur, znajdujących się w systemie w module Zakupu. Aby powiązać faktury z delegacją, należy zaznaczyć wybrane pozycje, wybrać ich typ, a następnie użyć przycisku Zapisz.

Istnieje również możliwość samodzielnego wprowadzania rachunku, poprzez moduł delegacji, za pomocą przycisku Dodaj rachunek.

Ilustracja 15: formularz dodawania rachunku

Zakładka Diety i ryczałty pozwala na wprowadzenie kosztów zgodnych ze stawkami wprowadzonymi w słowniku państw i stawek. Po uzupełnieniu godzin wyjazdu i powrotu, oraz ilości poszczególnych parametrów koszty zostaną automatycznie wyliczone.

Ilustracja 16: zakładka diety i ryczałty

Po upewnieniu się, że wprowadzone dane są prawidłowe możemy je zachować za pomocą przycisku Zapisz lub przejść do Rozliczenia delegacji.

W stanie Rozliczenie delegacji otrzymujemy możliwość wydrukowania rozliczenia oraz dostęp do zestawień podsumowujących koszty delegacji. Zakładka suma kosztów prezentuje pogrupowane według czterech typów (samochód firmy, transport obcy, noclegi oraz pozostałe rachunki) koszty delegacji, rozliczanych za pomocą rachunków i faktur.

Ilustracja 17: zakładka suma kosztów

W zakładce Podsumowanie znajdują się zsumowane koszty delegacji w porównaniu do zaliczki. W zależności od wyniku, zostaniemy poinformowani o wysokości kwoty do wypłaty lub zwrotu przez pracownika.

Ilustracja 18: zakładka podsumowanie