Wprowadzanie nieobecności odbywa się przy pomocy formularza, którego przykładowe uzupełnienie widnieje na rysunku.

W polu Pracownik wpisujemy nazwisko lub PESEL wybranego pracownika. System automatycznie podpowiada poprawne dane zatrudnionego pracownika. W polu Początek nieobecności wpisujemy datę rozpoczęcia nieobecności, natomiast w polu Koniec nieobecności datę zakończenia nieobecności. Wartości trzech kolejnych pól obliczane są automatycznie przez system.

W polu Dni rob. znajduje się informacja o liczbie dni roboczych w podanym zakresie dat, w polu Dni kal.informacja o liczbie dni kalendarzowych, a w polu Ilość godz. informacja o liczbie godzin pracujących w zdefiniowanym okresie. Wartości te obliczane są w pierwszej kolejności w oparciu o miesięczną ewidencję pracy pracownika. W przypadku, gdy wprowadzana nieobecność znajduje się w okresie nieobjętym żadną ewidencją miesięczną wykorzystywana jest tygodniowa ewidencja pracownika wyświetlana w dolnej części okna. Jeśli również ewidencja tygodniowa nie została wprowadzona obliczenie powyższych wartości odbywa się w oparciu o wymiar etatu pracownika przy założeniu pracy od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni wolnych od pracy zdefiniowanych w odpowiednim słowniku.

W polu Typ nieobecności wprowadzamy rodzaj nieobecności. Typy nieobecności są zapisane w odpowiednim słowniku. Wybór typu nieobecności ma kluczowe znaczenie gdyż w zależności czy mamy do czynienia z wnioskiem urlopowym czy zwolnieniem lekarskim dostępne są inne pola w formularzu. W kolejnym polu Data wprowadzenia pokazywana jest bieżąca data. Pole to nie jest edytowalne. W polu Zatwierdzono mamy możliwość zaznaczenia, czy wprowadzana nieobecność została już zaakceptowana przez osobę posiadającą takie uprawnienia. W ostatnim polu Uwagi możliwe jest zapisanie krótkiej notki na temat wprowadzanej nieobecności. Pod formularzem znajduje się tabela tygodniowej ewidencji pracy. Dokładny opis jej działania znajduje się w części poświęconej teczce akt osobowych w części B-2.

Jeśli chcemy na nowo wypełnić dane wybieramy Wyczyść w celu usunięcia wszystkich wpisanych wartości. Przycisk Pokaż nieobecności pozwala na podejrzenie innych nieobecności pracownika.

Jest to szybki i wygodny sposób sprawdzenia, czy w ciągu najbliższych kilku dni lub miesięcy pracownik brał lub planuje urlop. Przyciskami Poprzedni i Następny przechodzimy pomiędzy kolejnymi miesiącami. Klikając Zamknij wrócimy do strony wprowadzania urlopu.

Aby zapisać wprowadzoną nieobecność klikamy Wprowadź. W górnej części okna pojawi się informacja o wyniku operacji zapisu. Pomyślne zapisanie komunikowane jest zieloną ramką. W niebieskiej ramce mogą pojawić się uwagi dotyczące współpracy modułu nieobecności z obliczaniem płac. Wystąpienie czerwonej ramki oznacza błąd i skutkuje nie wprowadzeniem nieobecności do systemu.

Oprócz komunikatu o postępie operacji pojawia się tabela podsumowująca urlopy w obecnym roku kalendarzowym. Dokładny jej opis znajduje się w części instrukcji poświęconej teczce akt osobowych w części B-2. Po wprowadzeniu nieobecności pojawiają się dodatkowe przyciski: Dodaj kolejną nieobecność, Teczka pracownika oraz Drukuj (jeśli wprowadziliśmy wniosek urlopowy). Wybranie Drukuj spowoduje otwarcie do druku wniosku o udzielenie urlopu. Jeżeli chcemy kontynuować wprowadzanie nieobecności dla danego pracownika, klikamy Dodaj kolejną nieobecność, wypełniamy pola analogicznie do wcześniejszych wskazówek i klikamy Wprowadź. Wybranie Teczka pracownika spowoduje przeniesienie nas do teczki pracownika do zakładki B-2.